Según la legislación española, todas las empresas deben presentar anualmente un depósito de cuentas ante el Registro Mercantil en el mes siguiente a su aprobación. La empresa conserva la información financiera durante 6 años y la hace pública. Los inversores y otros terceros interesados suelen solicitar copias de los estados financieros anuales.
Para realizar correctamente el depósito de cuentas anuales, es fundamental tener en cuenta varios aspectos. Se deben cumplir ciertos requisitos para validar el depósito de cuentas. Estos incluyen presentar la instancia de presentación de las cuentas, la hoja de datos generales de identificación, la declaración medioambiental, el modelo de autocartera y los estados financieros de la empresa, que comprenden el balance de situación, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo, la cuenta de pérdidas y ganancias, y la memoria.
Además de estos documentos, es necesario presentar la certificación de aprobación. En algunos casos, también se debe incluir el informe de gestión y de auditoría, así como la documentación que demuestre que las cuentas depositadas corresponden a las cuentas auditadas.
Una vez preparadas las cuentas anuales, deben presentarse anualmente dentro de los 7 meses posteriores al final del año financiero. La asamblea de accionistas tiene 6 meses para aprobar los estados financieros y 1 mes para presentarlos. Los libros de contabilidad se cierran dentro de los 4 meses siguientes al final del año financiero. Es importante tener en cuenta que el proceso de elaboración de las cuentas comienza en el momento en que se inicia su preparación.
Tomando como ejemplo un ejercicio económico que finaliza el 31 de diciembre, la empresa debe preparar las cuentas como máximo hasta el 31 de marzo. Los libros contables obligatorios deben legalizarse antes del 30 de abril del mismo año, y deben ser aprobados por la Junta General de Accionistas antes del 30 de junio. Luego, se presenta formalmente ante el Registro Mercantil el 30 de julio, ya sea de forma presencial o telemática a través de la página web.
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